Ακολουθούν αναλυτικές οδηγίες για το πώς να δημιουργήσετε φακέλους στο Microsoft Outlook:
- Άνοιγμα του Outlook: Ανοίξτε το Microsoft Outlook από τον υπολογιστή σας. Θα χρειαστεί να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας, αν δεν έχετε ήδη συνδεθεί.
- Μετάβαση στη λειτουργία Δέντρο φακέλων: Στην αριστερή πλευρά του Outlook, θα δείτε το παράθυρο πλοήγησης. Κάντε κλικ στο “Δέντρο φακέλων” ή στο “Δέντρο φακέλων με όλα τα μηνύματα” για να εμφανιστεί η δομή των φακέλων σας.
- Δημιουργία νέου φακέλου: Κάντε δεξί κλικ στον φάκελο όπου θέλετε να δημιουργήσετε τον νέο φάκελο. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε τον φάκελο “Εισερχόμενα” αν θέλετε να δημιουργήσετε έναν υποφάκελο εντός αυτού.
- Επιλογή της επιλογής “Δημιουργία νέου υποφακέλου”: Αφού κάνετε δεξί κλικ στον φάκελο, θα εμφανιστεί ένα μενού. Στο μενού αυτό, επιλέξτε την επιλογή “Δημιουργία νέου υποφακέλου”.
- Δώστε ένα όνομα στον νέο φάκελο: Σε ένα παράθυρο που θα εμφανιστεί, πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να δώσετε στον νέο φάκελο.
- Πατήστε Εντάξει (OK): Μόλις δώσετε ένα όνομα στον νέο φάκελο, κάντε κλικ στο “Εντάξει” ή “OK” για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία του.
- Ολοκλήρωση: Ο νέος φάκελος θα εμφανιστεί τώρα στο Δέντρο φακέλων στο Outlook, είτε ως υποφάκελος του φακέλου που επιλέξατε είτε ως φάκελος στο επίπεδο κορυφής, ανάλογα με την επιλογή σας.
Επιπλέον, εάν επιθυμείτε περισσότερη οργάνωση στους φακέλους σας στο Outlook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες συμβουλές:
- Δημιουργία Υπο-Υποφακέλων (Προαιρετικό): Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε υπο-υποφακέλους μέσα στους ήδη υπάρχοντες φακέλους, ακολουθώντας τα ίδια βήματα που αναφέρθηκαν προηγουμένως για τη δημιουργία νέου υποφακέλου.
- Σύρε και Ρίξε (Drag and Drop): Μια εύκολη μέθοδος για να οργανώσετε τους φακέλους είναι να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία σύρε και ρίξε. Απλώς σύρετε και αφήστε τον φάκελο στην επιθυμητή θέση στο Δέντρο φακέλων.
- Μετονομασία Φακέλου: Εάν χρειαστεί να αλλάξετε το όνομα ενός φακέλου, δεξί κλικ πάνω σε αυτόν και επιλέξτε την επιλογή “Μετονομασία”. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το νέο όνομα του φακέλου και πατήστε Enter.
- Διαγραφή Φακέλου: Εάν δεν χρειάζεστε πλέον έναν φάκελο, δεξί κλικ σε αυτόν και επιλέξτε την επιλογή “Διαγραφή”. Θα σας ζητηθεί επιβεβαίωση πριν ο Φάκελος διαγραφεί οριστικά.
- Διαχείριση Κανόνων (Rules): Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους κανόνες του Outlook για να αυτοματοποιήσετε τη μετακίνηση εισερχόμενων μηνυμάτων σε συγκεκριμένους φακέλους. Αυτό βοηθάει στην οργάνωση της εισερχόμενης αλληλογραφίας.
Αυτές είναι μερικές επιπλέον συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη διαχείριση και οργάνωση των φακέλων σας στο Microsoft Outlook. Με τη χρήση αυτών των λειτουργιών, μπορείτε να διατηρήσετε το λογαριασμό σας οργανωμένο και να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας.
Αυτές είναι οι βασικές οδηγίες για το πώς να δημιουργήσετε φακέλους στο Microsoft Outlook. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, μπορείτε να οργανώσετε τα email και άλλα αντικείμενα στο Outlook σύμφωνα με τις ανάγκες και τις προτιμήσεις σας.